Wybór i integracja odpowiedniego brokera celnego – kluczowy element dla globalnych handlowców

Czy Twoja firma eksportuje do różnych krajów i czy Twój zespół ma trudności z dotrzymaniem kroku wszystkim lokalnym przepisom celnym?

Handlujesz z krajami, których przepisy celne sprawiają, że obejście się bez lokalnych agentów celnych jest prawie niemożliwe? A może wolumen towarów, które importujesz lub eksportujesz, jest zbyt mały, aby uzasadnić posiadanie własnego wewnętrznego działu celnego? Masz wtedy dwie możliwości poradzenia sobie z wyzwaniem: możesz negocjować ze swoimi partnerami handlowymi warunki Incoterms, które zobowiązują ich do przeprowadzenia odprawy celnej po ich stronie. Możesz też zatrudnić agenta celnego, który zajmie się formalnościami celnymi za Ciebie.

Pierwsza możliwość nie zawsze jest wykonalna, ponieważ klienci często nalegają na otrzymanie towaru, który przeszedł już odprawę celną. Druga opcja, outsourcing do brokera celnego, sprawia, że ​​nie musisz posiadać specjalistycznej wiedzy na temat procesów celnych w przypadku handlu z zagranicznym partnerem biznesowym i oszczędzasz sobie mnóstwo pracy administracyjnej. Jednak zarządzanie celne nigdy nie może być tematem, który jest „poza zasięgiem wzroku i umysłu”.

Między innymi dlatego, że to nie agent celny, a firma składająca deklarację odpowiada za jej prawidłowość. W wielu krajach podawanie nieprawidłowych danych w zgłoszeniach celnych jest przestępstwem. Zatem nikt, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie celne, nie może sobie pozwolić na to, aby nie przejmować się tym, jak działa jego agent celny.

Ale jakie są kluczowe aspekty wyboru brokera celnego? Należy rozważyć szereg pytań:

Po pierwsze, czy broker posiada wiedzę specjalistyczną odpowiednią dla Twojej firmy i branży? Czy posiadają referencje od stowarzyszeń branżowych lub zagranicznych izb gospodarczych? Czy korzystają z własnej, wykwalifikowanej kadry, czy też współpracują z siecią podwykonawców? Czy mają niezbędne kontakty z organami celnymi?

Po drugie, w jaki sposób zintegrujesz agenta celnego z wewnętrznymi procesami? W jaki sposób przekażesz informacje i dokumenty wymagane do zgłoszenia celnego? W jaki sposób otrzymasz odpowiedzi i w jaki sposób agent celny przekaże Ci dane i dokumenty do Twojej ewidencji?

I po trzecie, jak planujesz ocenić pracę agenta celnego, jak szybko działa i czy zgłoszenia celne są zgodne z Twoją dokumentacją i instrukcjami? Jak często będziesz otrzymywać skargi z urzędu celnego lub grożą Ci kary za nieprawidłowe zgłoszenia?

Należy również pamiętać, że odprawa celna nie polega tylko na szybkim przeprowadzeniu towarów przez odprawę celną, ale także na optymalizacji opłat celnych, aby Twoja firma była bardziej konkurencyjna na rynkach globalnych. Innym czynnikiem decydującym o tym, czy Twoja relacja z agentem celnym będzie skuteczna, jest efektywność Twoich codziennych interakcji.

Chociaż większość przedsiębiorstw posiadających własne zespoły celne ma bezpośrednie połączenie z systemami informatycznymi organów celnych, w przypadku pośredników celnych ma to miejsce bardzo rzadko. Prawie zawsze występują luki w cyfrowym przepływie informacji podczas komunikacji z brokerami. Nadawca zazwyczaj wysyła e-mail do agenta celnego z instrukcjami dotyczącymi odprawy celnej i załączonymi niezbędnymi dokumentami. Urzędnicy zajmujący się wprowadzaniem danych przez brokerów następnie ręcznie wprowadzają te dane do własnego systemu w celu wygenerowania zgłoszenia celnego. Jest to stosunkowo pracochłonne i podatne na błędy.

Bezpośrednie połączenie agentów celnych z systemami informatycznymi ich klientów zapewniłoby znacznie usprawnienie procesu. Zautomatyzowana synchronizacja dyspozycji klientów z deklaracjami brokerów umożliwiłaby identyfikację i analizę ewentualnych rozbieżności, a także zapewniła rzetelną archiwizację zapisów. Skuteczne zarządzanie celne w dzisiejszych czasach naprawdę zależy od zintegrowanego IT pomiędzy agentami celnymi a ich klientami. Oprócz przyspieszenia procesów celnych znacznie zmniejszyłoby to ryzyko odpowiedzialności importerów i eksporterów za błędy popełnione przez ich usługodawców.